Winston Churchill is megmondta: “Don’t interrupt me while I’m interrupting.”, azaz “Ne szakíts félbe, amikor megzavarlak”.
Nagy vállalatoknál egyre komolyabban foglalkoznak a megszakítások kezelésével. Felmérések készültek róla és kiderült, hogy dollármilliókat veszítenek ezen a lényegtelennek tűnő dolgon. Az amerikai gazdaságnak például évente 558 millió dollárjába kerül (részletek itt). A megszakításoknak köszönhetően kevesebb a jól elvégzett munka, több a hiba és ebből adódóan kevesebb a siker-, több a kudarcélmény.
Hallgasd meg (7:02 perc) ⇩
Olvasd el (2 perc) ⇩
Egy átlagos beosztottnak akár napi 6 órájába is kerülhet az, hogy időnként megszakítják őt. A statisztika azt mutatja ugyanis, hogy egy megszakításból visszatérni teljes fókuszálással az eredetileg végzett munkához valamivel több, mint 23 percbe is kerülhet. Szakértők szerint, ha egy vállalat nem foglalkozik a megszakításokkal, nem oktatja alkalmazottait, akkor az egyenes arányban kihat nemcsak a cég mutatóira (természetesen negatívan befolyásolja azt), hanem az alkalmazottak munkamorálja is csökken.
Mit jelent a megzavarás?
Egy munkafolyamat végzése során valaki vagy valami megszakít és eltereli a figyelmed. Ez számtalan módon történhet: hozzád szólnak, felhívnak telefonon, írnak egy SMS-t vagy instant üzenetet vagy a technológiai újításoknak köszönhetően meg-megzavar egy-egy emlékeztető, pop-up ablak stb. Mit tehetsz, hogy elkerüld ezeket a helyzeteket?
Tervezz!
Ha emberekkel dolgozol, kollégáid időnként meg fognak szakítanak munkádban. Ha kicsit is számítasz annál a cégnél, ahol dolgozol, kollégáid néha-néha (vagy nagyon gyakran) meg fognak zavarni. Nem azért, mert nem tartják tiszteletben a te idődet vagy munkádat, hanem, mert néha ez egyszerűen szükségszerű. Szükség van a tudásodra, segítségedre vagy egyszerűen csak a jelenlétedre. Tehát: ne lepődj meg ezen, inkább vedd számításba ezt és valahányszor megtervezed a napod (ugye megtervezed a napod?), számítsd bele azt, hogy a megszakítások miatt több időre lesz szükséged.
Vedd kezedbe az irányítást!
Senki más nem fogja védeni a te idődet. Ez a te feladatod. Te döntöd el, hogy mikor nézed meg az emailjeidet, az instant üzeneteidet és a többi. Ha gyakran megzavarnak ezek a dolgok, rendszerezz. Ha olyan feladatot végzel, ami nem tűr megzavarást, halkítsd le a telefonod, az instant üzenőt tedd „Do not disturb – Ne zavarjanak” módba és ne nézd kétpercenként az emaileid, elég lesz óránként egyszer vagy amikor befejezted a halasztást nem tűrő feladatodat. De figyelem: ezt nem teheted meg minden nap, egész nap, mert egyrészt nem fognak komolyan venni az emberek (senki nem lehet nonstop elfoglalt!), másrészt pont az ellenkezőjét fogod elérni annak, amit szeretnél. Tehát csak mértékkel! Meglepődsz, hogy mennyire be tudják tartani az emberek a “Ne zavarj!” idődet.
Ne kezdeményezz!
Ezt nem is kellene mondani… Ha azt szeretnéd, hogy ne zavarjanak meg, te se zavarj meg másokat! Hogyan? Egyszerű: mielőtt kijönne a szádon a problémád / kérdésed / a legújabb pletyka / a legszenzációsabb hír, előbb tedd fel a kérdést: “Zavarlak, ha most…? / Van időd most rám?/ Van egy perced?” Légy példakép és tartsd tiszteletben mások idejét. Ha azt kérded: “Van egy perced?”, ne legyen abból tíz. Ha azt mondja, most nem alkalmas, ne sértődj meg! És mindenekelőtt: gondold meg, mielőtt valakit megzavarsz. Legegyszerűbb, ha leírod neki egy emailben vagy instant üzenőn, így ő akkor olvassa el, amikor számára megfelelő. Ha mégis élőben kell kommunikálj és azt látod, hogy az illető nagyon dolgozik, még a kérdést sem kell feltenned, keress egy megfelelőbb időpontot rá.
Mondj “NEM”-et!
Az előbb azt mondtam, hogy a megszakítások sokszor szükségszerűek. Azonban gyakran előfordul, hogy egyáltalán nem lényeges, sőt határozottan lényegtelen dologgal zavarnak meg. Ezért nagyon fontos, hogy tudj nemet mondani. Ne köntörfalazz. Ne próbálj kifogást találni. Légy egyenes és mondd: NEM. “Van most időd? Nem, sajnálom, most épp nincs. Körülbelül egy óra múlva végzek. Visszahívlak / kereslek, amint végeztem.” (Tartsd be!). Eleinte nehéz lesz, kényelmetlenül érzed magad miatta, de idővel megszokod és a javadra válik.
Kerüld el önmagad megzavarását
Találtad már azon magad, hogy az emailed refresh gombját nyomogatod? Kaptad már azon magad, hogy facebookozol, pedig épp lenne jobb dolgod is? Vagy sokat akarsz és egyszerre 4-5 feladatot is szeretnél elvégezni? Mondanom sem kell, mi lesz az ilyen vége.
Ne légy megrögzött emailező, senki (na jó, az emberek többsége) nem várja el tőled azt, hogy egy emailre azonnal válaszolj. Senki (tényleg senki) nem fog kitüntetést adni neked azért, mert rekordidő alatt írtál válasz emailt (érvényes az instant üzenetekre, SMS-re is). Végezd el a megkezdett tevékenységet, utána szánj időt másra.
Ne multitaskolj, inkább prioritizálj
Tudományosan bizonyított tény, hogy az ember nem képes a multitaskingra, ugyanúgy, mint ahogy a számítógépek sem. Multitaskingnak nevezzük, és el is hisszük, hogy egyszerre több dolgot végzünk, de valójában, úgy a számítógép, mint az ember, egyszerre csak egy dologra képes figyelni, egyszerre egy dolgot képes végezni. Való igaz, hogy pillanatok töredéke alatt vagyunk képesek különböző dolgok/tevékenységek között váltani, innen a tévhit, hogy ezek a dolgok egyszerre történnek. De az is igaz, hogy minél több dolgot próbálunk egyszerre végezni, annál inkább lankad a figyelmünk, annál hamarabb kifáradunk és – ami a legrosszabb – annál többet hibázunk. A szakértők azt javasolják, hogy a multitasking helyett prioritizálj. Azaz vedd számba milyen elvégzendő feladataid vannak és azokat tedd fontossági sorrendbe, majd ebben a sorrendben végezd el őket. Ne láss hozzá semmi máshoz, amíg valamivel nem vagy készen. Sokkal gyorsabban és sokkal több mindennel készen leszel, lényegesen kevesebb hibával, sőt, valószínűleg hibátlanul. Az eredmény számodra is meglepő lesz!