Észrevettem, hogy a kolléganőm mereven ül az asztalánál. Gondterheltnek tűnik. Általában pörög, tesz-vesz, aktív és produktív. Most viszont „le van akadva”. Arra gondoltam hirtelen, hogy nincs-e valami baj, rákérdeztem hát, hogy „Minden rendben van? Mi a gond?”. Felócsúdott merengéséből és mint akit álmából ráztak fel, válaszolt, hogy „Jaj, minden rendben… csak sok a dolgom, minden sürgős, minden fontos és azt sem tudom, melyikkel kezdjem”. Nem akarom nevén nevezni kolléganőmet, de ez a bejegyzés most neked szól, Réka! 🙂
Hallgasd meg (7:31 perc) ⇩
Olvasd el (7 perc) ⇩
Mindenkivel, aki komolyan veszi a munkáját, előfordul, hogy ilyen helyzetbe kerül: minden sürgős, minden fontos és összecsapnak a hullámok a fejünk fölött.
Képzeld, már Eisenhower amerikai elnök idején is így volt, a XIX. század közepén. Ezért ez az ügyes elnök megalkotta az őróla elnevezett mátrixot, egy technológiát, amivel nagyon egyszerűen lehet a fenti problémát orvosolni.
Mielőtt azonban a technológiát ismertetném, van egy nagyon fontos és sürgős feladatod: ürítsd ki a fejed. Mert amíg tele van, nem tudsz döntéseket hozni. Tehát az első dolog ilyenkor: írd le az összes feladatod. Egy lapra, egy to-do listára, valahová. Egy se maradjon a fejedben!
Az Eisenhower döntési mátrix
Oldalakat lehetne betölteni vele, de nem akarlak untatni. A feladatokat négy kategóriába lehet sorolni a fontosság és a sürgősség szerint. Azt gondolnánk, első, ami legsürgősebb. Pedig éppenséggel fordítva van. Általában ami sürgős, az pont nem fontos. És ami fontos, az meg nem szokott sürgős lenni. Néha azonban van olyan, hogy valami egyaránt sürgős és fontos. Ezekkel kell kezdeni. Pontosabban azzal kell kezdeni, hogy…? Így van. Leírod az összes feladatot. Aztán rangsorolod őket a következők szerint: minden feladat mellé odaírod, hogy sürgős vagy nem sürgős és azt is, hogy fontos vagy nem fontos.
Ha ez megvan, sorrendbe teszed (osztályozod) őket a következők szerint:
1. fontos és sürgős
2. fontos, de nem sürgős
3. nem fontos, de sürgős
4. nem fontos és nem sürgős
Azt javaslom, az osztályozásd úgy csináld, hogy háromszor menj végig a feladataid listáján. Előbb vizsgáld fontosság szerint őket (jelöld F-el, ami fontos), majd újra végigmész a listán és megvizsgálod sürgősség szempontjából (jelölöd S-el, amelyik sürgős). Harmadjára pedig adod nekik az osztályzatot:
1 = F + S
2 = F
3 = S
4 = –
Kezdjük a végével: minden, ami 4-es kategóriát kapott… kuka. Igen, ki kell dobni. Ezekkel általában nem is kell és nem is akarsz foglalkozni. Miért is fárasztod magad azzal, hogy egyáltalán leírod? Tudod. Dobd ki a …ba! Ne terheld magad fölösleges dolgokkal.
Aztán jöhet az 1-es kategória. Most kérdezheted: mi van akkor, ha több feladat kapott 1-es rangsorolást. Hogy mi van akkor? Megszívtad. Meg bizony. Ha a hibást keresed, vegyél elő egy tükröt. De ne keresd a hibást. Nem olyan nagy a baj, csak ugratlak. Azzal a feladattal kezd, amelyiknek a legnagyobb hatása van NAGY dolgokra. Mindig van egy, amelyik a többi előtt van, amelyik valamiért prioritást élvez. Mindig.
Mi sürgős, mi fontos?
Fontos 🙂 tudni, hogy mit jelent a sürgős és mit a fontos!
Sürgős: valami, amit azonnal meg kell oldani. Általában valaki más célját segíti. A sürgős feladatok legtöbbször „tűzoltást” jelentenek és gyakran egyáltalán nem fontosak. Amennyiben lehet, a sürgőseket kell halasztani és inkább a fontosakra kell fókuszálni. A sürgőseket próbáld meg delegálni vagy újraütemezni, halasztani. Mitől sürgős? Saját célod elérése függ tőle vagy valaki másé? Nem tud várni?
Fontos: a feladat elvégzésének vagy halasztásának nagy hatása van nagy dolgokra. A fontos feladat hozzásegít, hogy elérd céljaidat. Ezért fontos, hogy a fontos kerüljön előbb napirendre és nem az, ami sürgős.
Hogyan kerüld el, hogy ilyen helyzetbe kerülj?
Emlékszel, mondtam az imént, hogy keress egy tükröt. Nem hiába mondtam. Az ilyen helyzetek elkerülhetőek. Hogyan?
- Tervezz! Ha valaki van, aki tudja, hogy mikor lesz egy feladat sürgős, akkor az te vagy. Próbáld előbb már részeiben megoldani a feladatot. Ebben segíthet ez a bejegyzésem: Hogyan legyen stresszmentes a napod és ez is 10 ötlet, hogy jobban tudj összpontosítani.
- Amikor már tudod, hogy fontos és sürgős teendőid vannak, ne vállalj el mást. Tanulj meg nemet mondani. Nem mondhatsz a kollégádnak nemet? Mondj igent neki! Miközben a feladatra valójában nemet mondasz. Hogyan? Egyszerű: mondd, hogy rendben, vállalod a feladatot, de te határozd meg a határidőt, mert te ismered a saját időbeosztásod. A kollégád megérti, hogy sürgős dolgod van.
- Ilyenkor nagyon szigorúnak kell lenned a megzavarásokat illetően. Ne engedd, hogy megzavarjanak, ha kell, tegyél ki NE ZAVARJ papírt az irodád ajtajára / íróasztalod oldalára. Ha ennyire sok dolgod van, nagyon-nagyon-nagyon kell vigyázz egy dologra: az idő. Ne engedd, hogy más emberek elrabolják az időd! A telefonod némítsd le, minden olyan applikációt, ami meg tud zavarni, némíts le. A telefon még csak nem is vibrálhat, mert az is megzavar. A messenger ikonja nem villoghat, nem gyúlhat fel rajta a kis piros számláló, hogy hány üzeneted van. Így tudsz felszabadulni. Ha kipróbálod, pontosan fogod tudni, hogy mire gondolok. További hasznos tippek itt: Van egy perced? A megzavarások valódi ára.
- Tökéletesen illik ide a mondás, miszerint a kevesebb, több. Fókuszálj egy feladatra egy időben. Miután megvan, jöhet a következő. Nincs multitasking!
Jó munkát a munkakedvedhez! 🙂
Sikert és boldogságot: