Korán kelsz és későn fekszel, mégsem érsz a dolgaid végére? Tudom, hogy milyen, hiszen több cégem volt egyszerre, mellette nekem is ott volt a magánélet, szórakozás, hobbik. Nem sok idő jutott az utóbbiakra, hiszen sokszor ki sem látszódtam a teendőimből. Ekkor jöttem rá, hogy hatékonyabb kell legyek, ha eredményes szeretnék lenni. Így jött létre az idők során az alábbi 10 hatékonyságnövelő trükk.
Bármilyen kis teendőről van szó, bármi jut eszünkbe, amit meg kell majd csinálni, bármilyen feladatot kapunk másoktól: írjuk le! Ezeknek nincs helye a fejünkben, mert csak felesleges erőforrásokat használnak el.
Használjunk egy könnyen hozzáférhető alkalmazást erre a célra, számomra például a Google Tasks vált be.
Lehet, hogy annyira jók vagyunk, hogy fél kézzel, háttal, tükörből oldjuk meg a legnagyobb problémákat is, ezért nem tervezünk, hanem egyszerűen csak csináljuk, ami épp az utunkba kerül. Ez a legbiztosabb út afelé, hogy elsüllyedjünk a saját sz*runkban. Tervezés nélkül előbb-utóbb összecsapnak a fejünk felett a hullámok. Tervezés nélkül nem jutunk végül sehová.
Tervezzük meg este a másnapunkat. Mi a legfontosabb feladatunk? Mi az, amit át tudunk adni másnak? Állítsunk össze egy sorrendet már jó előre, hogy másnap azonnal munkához láthassunk.
- Tartsuk be a tervet
Vannak feladatok, amelyek hiába sürgősek és fontosak, halogatjuk valamilyen oknál fogva. Pedig tudjuk, hogy ezeket kellene elsőként elvégezni, úgy alakítjuk a dolgainkat, hogy lehessen azt későbbre halasztani. Ássuk a saját sírunkat.
Ne gondolkodjuk túl a dolgot: ha egyszer sürgős és fontos, meg kell oldani, méghozzá azonnal. Csak kezdjünk neki és csináljuk!
Az eredményesség legnagyobb ellensége a megzavarások, lásd mobil-értesítések, emailek, emberek, akik odaállítanak az íróasztalunk mellé…
Zárjuk ki ezeket! Kapcsoljuk ki az értesítéseket, zárjuk be az email alkalmazást, tegyünk ki egy NE ZAVARJ papírt az íróasztalunkra. A hatékony munka titka az, hogy csak arra figyelünk és semmi nem zavar meg.
- Tartsunk szüneteket
Szokásom, hogy belelendülök a munkába és órákig meg sem mozdulok, pedig tudom, hogy sokkal hatékonyabb vagyok, amikor szüneteket tartok. Az egyetlen dolog, ami bevált számomra, az az okosórán lévő értesítés – ideje egyet felállni vagy nyújtani!
Az agyunk nagyon hatékony tud lenni, de csak és kizárólag akkor, ha engedjük megpihenni. Ezért alszunk minden éjjel! Napközben is ezt kell tennünk, javasolt óránként öt percet pihenni és legalább egyszer egy nagyobb szünetet tartani.
- Csoportosítsunk
Feladatról feladatra ugrálni változatossá, érdekessé teheti a munkát – de sajnos nem hatékony. Minden egyes alkalommal, amikor egy feladatról egy másikra váltunk, eltelik némi idő, amíg az agyunk átáll az új folyamatra.
Sokkal eredményesebbek lehetünk, ha a hasonló vagy azonos feladatokat csoportosítjuk. Például naponta csak kétszer nézzük meg és válaszoljunk az emailekre. Ha több telefonálást el kell intéznünk, tegyük meg őket egymás után.
- Együnk és igyunk
Amikor nagyon sok munkám volt, s napi 12-14 órát dolgoztam, akár 5-6 liter vizet is megittam. Amikor pedig valamilyen oknál fogva nem ittam elég vizet, fejfájás, szájszárazság, kellemetlen közérzet környékezett. Ugyanígy az étellel – korgó gyomorral képtelen vagyok fókuszálni.
Legyen nálunk mindig elég víz és tartsunk szünetet, amikor megkordul a gyomrunk.
- Sportoljunk
A reggeli sport nálam csodákra képes, míg a felkelek és indulok munkába katasztrofális következményekkel jár. Ha semmi sport nélkül indulok neki a napomnak, olyan vagyok, mint egy ősrégi autó, amit járatni kell egy ideig helyben, mielőtt elindulhatok, különben egyszerűen lefullad. Érdekes módon még a kávé sem segít ilyenkor.
A napi sport jótékony hatásait nem kell felsorolni, végtelen sok tanulmány készült erről és egyszerűen vitathatatlan: a napi sport jót tesz nemcsak a testünknek, hanem az elménknek is.
Soha nem voltam túl jó ebben, egyrészt azért, mert szerettem a feladatokat magam elvégezni (azt gondoltam, hogy csak akkor van jól elvégezve, ha én csinálom), másrészt meg azért, mert nem szerettem segítséget kérni (ezzel ugyanis elismertem volna azt, hogy én nem vagyok képes rá). Nagy hiba.
Az eredményesség titka a csapatmunkában rejlik – az végezze el a feladatot, aki a legjobban el tudja végezni. Delegálni annak is lehet, aki nem főnök! Lehet, hogy az útja átvezet egy felettesen, de a cég érdekeit szolgálja, ha a munkát a legoptimálisabban osztjuk el a csapat tagjai között.
Már így sem látszom ki a teendőimből, de még magamra vállalok néhányat, mert egyszerűen nem tudok nemet mondani. Nem akarok senkit megsérteni, nem akarok elszalasztani semmilyen lehetőséget. A végeredmény: semmit sem csinálok meg jól, csúszok a határidőkkel, és magamat fullasztom meg a feladatok tengerében.
Tanuljunk meg nemet mondani, mert a nem nem azt jelenti, hogy nem vagyunk elég jók, sőt! Ha nemet mondunk valamire, azzal igent mondunk valami másra. Felettesnek is lehet nemet mondani (rendben, megoldom ezt az új feladatot, de kérlek segíts eldönteni, hogy mely másik rám bízott feladatomat halasszam későbbre), barátnak is lehet nemet mondani (köszönöm a meghívást, de ma nem fér bele nekem, jó szórakozást), egyszerűen bárkinek lehet nemet mondani.
Elfoglaltnak lenni nem egyenlő az eredményességgel. Az eredményesség titka a hatékonyság. Hatékonyak lenni pedig – mint láthatjuk – összetett dolog, de nem lehetetlen.
Sikert és boldogságot: