Korán kelek, nem nyúlok a telefonhoz, amíg nem végeztem a reggeli rutinommal. Nagyjából nyolc óra van, amikor munkához látok és, egy-egy rövid szünetet leszámítva, délután 4-5-ig folyamatosan dolgozom. Aztán átgondolom a napomat, és azt állapítom meg: ma semmit sem csináltam meg abból, amit szerettem volna! Jártál már így?
Hallgasd meg (4:30 perc) ⇩
Olvasd el (4 perc) ⇩
Én igen. Éppen ezért módszereket kerestem, amivel hatékonyabb, eredményesebb lehetek. Számtalan technikát találtam, most elmesélem azt, amelyik számomra a leginkább bevált. Három lépésből áll, és elképesztően hatékony vagyok, amióta ezt alkalmazom.
- lépés: ami nincs felírva, nem lesz elvégezve
Már írtam róla, hogy szeretek ellenőrző listát készíteni. Mindent (is) felírok ezekre. Ez az első lépés: legyen leírva, hogy mit szeretnék elvégezni. Erre a célra én a Google Task-ot használom, ahol több ellenőrző listát is el lehet készíteni, így csoportosítom például a feladatokat, az ötleteket, a könyveket, amiket el szeretnék olvasni. Minden külön listára kerül. Az eredményesség szempontjából a legfontosabb a To-do lista, amit ma, mielőbb el kell végeznem.
- lépés: rangsorolás
Egyáltalán nem mindegy, hogy milyen sorrendben végzem el a feladatokat. Hajlamos vagyok nekiugrani és azt végezni el elsőnek, ami a legszimpatikusabb. És ezzel képes vagyok elszöszmötölni órákat – nem csoda, hisz élvezem csinálni. Csakhogy ilyenkor kicsit sem vagyok eredményes. Éppen ezért mielőtt dolgoznék, rangsorolom a feladataimat az ABCDE szerint. Erről többet olvashatsz itt: Ne dolgozz sokat, dolgozz okosan!
- lépés: a Pomodoro technika
Mi köze a paradicsomnak az eredményességhez? Ez egy technika, aminek az a lényege, hogy 25 percet dolgozom, majd 5 perc szünetet tartok, majd ismétlem ezt a ciklust. Ez egy pomodoro. Négy pomodoro után jön egy 15 perces szünet, aztán újabb pomodorok következnek. A 25 perces pomodoro alatt semmi mással nem szabad foglalkozni, csak és kizárólag a kijelölt feladattal. Ha a pomodoro vége előtt végzek a feladattal, hozzálátok azonnal az ellenőrző lista következő feladatához. A szünetet betartom, függetlenül attól, hogy épp hol tartok a feladat végzése közben.
Miért vált be ez számomra?
Mert hajlamos vagyok elkalandozni. Válaszolok néhány e-mailre, aztán a messengeren beszélgetek, majd a Slack-en válaszolok a kollégáknak, delegálok néhány feladatot a Kubi-n, kicsit Facebookozok, s mielőtt észbe kapnék, már 12 óra van. Kell a szigor, és a pomodoro pontosan ezt adja nekem: a fegyelmet, hogy a legfontosabb feladatokra összpontosítsak.
Mi kell hozzá?
A pomodoro technika akkor működik jól, ha van egy erre a célra kifejlesztett időmérőnk. Vannak mechanikus pomodoro órák, digitálisak, mobil applikációk és számítógépre fejlesztett szoftverek. Én az utóbbit használom, méghozzá az ingyenes Be Focused – Focus Timer nevű appot MacOs-ra.
Az app a számítógép legfelső, értesítő sávjában helyez el egy ikont:
Ha erre kattintok, annyit kell tennem, hogy az ellenőrző listámról átmásolom ide a feladatokat, és máris munkához láthatok. Elindítom az órát, és minden zavarást kizárva, az aktuális feladattal dolgozom. Ha lejár a 25 perc, az óra jelez. Ha végzek a feladattal, csak kipipálom, máris átugrik a következő feladatra.
Ha kíváncsi vagyok, hogy mennyire voltam hatékony, megnézhetem a statisztikákat, ami segít abban, hogy tudjam, a jövőben mire kell még jobban figyelnem. Láthatom azt is, hogy mivel töltöttem el a legtöbb időt.
A paradicsom nemcsak egészséges, de hatékonyabbá is tesz!
Sikert és boldogságot: