Hétfő reggel 8 óra: 322 feladat áll előtted, azt sem tudod, hogy hol kezd. Péntek délután 17 óra: a 322 feladatból megoldottál 180-at, de felkerült a listádra további 200. Hogy is érhetnél valaha a feladataid végére, ha mindig egyre csak gyűlnek?
A megoldás? Hétfő reggel 8 órakor ne szökj neki dolgozni. (Tudom, sokan magukra ismertek itt. Az a gond, hogy ők nem olvasták el a többit…) Amikor sok dolgunk van, azt találjuk a leghatékonyabbnak, ha mielőbb nekifogunk megoldani a feladatokat, nem tartunk szüneteket és túlórázunk. Ez a három a lehető legrosszabb, amit tehetünk. Ehelyett tegyük a következőt: kérdezzük meg magunktól, hogy mit csinálnánk, ha csupán 2 óra állna rendelkezésünkre. Mit oldanánk meg akkor? Mit végeznénk el és mit nem? Mivel kezdenénk?
Mivel 8 óra áll rendelkezésünkre minden nap, ez elég soknak tűnik ahhoz, hogy azt gondoljuk, bőven belefér, hogy azzal is foglalkozzunk, amivel nem kellene. És sajnos sokszor nem is tudjuk, hogy valamivel nem is kellene dolgozzunk, mert se nem sürgős, se nem fontos. (De hát kifogyott a vécé illatosító!) Pontosan ezek a kulcsszavak, amelyek segítenek nekünk: azt kell megoldani, ami sürgős és fontos. Nem vagy-vagy, hanem ÉS. Sürgős ÉS fontos. Ha valami csak sürgős, de nem fontos, nem kell megoldani (miért töltenénk az időnket valamivel, ami nem fontos? A Bora Bora óceán-illat-puffantás a vécében nem fontos!). Ha valami csak fontos, de nem sürgős, akkor még ráér, el kell halasztani. Azt kell megoldani, ami sürgős és fontos (* példák a cikk végén). Utoljára mondom: a vécében a Brefet újratölteni nem fontos!
Tehát mivel kezdjük hétfő reggel 8-kor? Lefőzzük a kávét… Természetes, anélkül még a számítógép sem indul el. De utána? Azzal kezdjük, hogy eldöntjük, mi legyen a dolgok sorrendje!
Amikor 8 óra áll rendelkezésünkre, úgy gondoljuk, hogy erre nincs szükség. Csak beugrunk a mély vízbe és úszunk, amíg meg nem fulladunk. Hogy lehet úgy dolgozni, hogy semmit sem tudunk, csak azt, hogy sok dolgunk van? Ha nem szelektálunk, ha nem hozunk döntéseket, hogyan készülünk el időben mindennel, ami fontos? Sehogy. Mert azzal dolgozunk, amihez kedvünk van, s nem azzal, amivel kellene. Tehát késünk. Halasztást kérünk. Túlórázunk. Lapítunk.
Ezért nagyon fontos, hogy kényszerítsük rá magunkat arra, hogy priorizáljuk a feladatainkat. Hát ez eleve rosszul hangzik, hogy kényszeríteni kell magunkat valamire. Újrafogalmazok: kérdezzük meg kedvesen magunktól, mit fogok ma megoldani, ha csupán 8-tól 10-ig dolgozhatok? És válaszoljunk. És akkor oldjuk meg azokat 2 óra alatt. Semmi mással ne foglalkozzunk, amíg nem vagyunk készen. Ne feledjük: csak 2 óra áll rendelkezésünkre!
Ha szigorúan betartjuk, meg fogunk lepődni. Lepjük meg magunkat!
(*) Példák:
Se nem sürgős, se nem fontos feladat: reagálni a csoportbeszélgetésben küldött vicces fotóra.
Sürgős, de nem fontos feladat: lemosni az ablakokat, mert jön karácsony, s nem látszik tisztán a parkban a karácsonyfa. Vagy újratölteni a vécé illatosítót. Mert kifogyott. És olyan jó illata van. Ugye?
Fontos, de nem sürgős feladat: a Word új funkcióit áttanulmányozni.
Fontos és sürgős feladat: elküldeni a rendeléseket.
Sikert és boldogságot: