Ha vezető vagy, bizonyára volt már olyan napod, amikor alig hogy beértél az irodába, nyakadba zúdultak a problémák, amelyek dél felé egyre csak tornyosultak, aztán valahogy kora délutánra sikerült annyira elsimítani a dolgokat, hogy végre a saját feladataiddal is tudtál foglalkozni, de mire valaminek úgy igazán nekifoghattál volna, gyakorlatilag már lejárt a munkaidő. És akkor a nap végén megkérdezted magadtól: mit is csináltam ma? A válasz pedig egy jó nagy és kiábrándító: semmit!
Ha vezető beosztásban dolgozunk, más emberek ránk támaszkodnak és ez természetes. De közben nekünk is nagyon sok feladatunk vár megoldásra. Amikor meg nagyon besűrűsödnek a dolgok, és még más emberek is dobálnak az asztalunkra problémákat, azt sem tudjuk, hogy mihez kapjunk.
Nagy segítség lehet, ha megszokjuk, hogy minden feladat esetében kérdezzük meg magunktól a következő kérdéseket:
- Kiiktatható?
El kell egyáltalán végezni ezt? Ha nem, dobjuk a kukába. Ha igen:
- Automatizálható?
Ha valamit újra meg újra el kell végezni, nagy valószínűség szerint automatizálható. Dolgozzuk ki a módszerét, hogy többé ne kelljen mi megoldjuk, hanem készüljön el automatikusan. Ha nem automatizálható:
- Delegálható?
A delegálható azt jelenti, hogy valaki más, legalább 70%-os pontossággal el tudja végezni ugyanazt. Ha van ilyen munkatársunk, adjuk át neki a feladatot. Ha nincs, talán fel kellene venni egy új embert.
Mielőtt azonban új embert alkalmaznánk, rendkívül fontos, hogy a munkafolyamataink legyenek optimalizálva, ugyanis rossz folyamatokra venni fel embereket csupán sokszorozni fogja a problémáinkat. Gyakran megesik, hogy a folyamat áramvonalasításával megoldódik a probléma. Akkor érdemes új embereket felvenni, amikor egy, már jól működő dolgot akarunk növelni.
Tegyük fel, hogy egy munkás egy nap alatt 100 banánt tud leszedni, s ha a feje tetejére áll sem képes többre. De mi 200 banánt szeretnénk betakarítani naponta, ezért a legészszerűbb döntés az lenne, hogy vegyünk fel egy új embert. Kivéve ha megnézzük a pontos munkafolyamatot és kiderül, hogy az emberünk minden egyes banánért felmászik a fára és egyesével lehozza őket. Új útmutatásainknak köszönhetően – mondhatnánk, csodával határos módon – emberünk napi 800 banán betakarítására lesz képes. Egy új munkatárs 100%-os termelési növekedést hozott volna, míg a folyamat optimalizálása 800%-ot hozott.
Sikert és boldogságot: