Van egy alapvető különbség a sikeres és az átlagos ember között: mindkettő sokat dolgozik, de az egyik folyamatosan eredményeket produkál, a másik pedig folyton azt hajtogatja, hogy mennyire sokat dolgozik. Csakhogy a munka eredmények nélkül annyit ér, mint ha szemöldökcsipesszel mennénk fát vágni. 

Az egyik legnagyobb probléma az, hogy a produktivitásról alkotott képünk hibás. Attól érezzük produktívnak magunkat, ha minél több dolgot sikerül elvégeznünk. Ezért megtanulunk gyorsabban elvégezni feladatokat, például gyorsabban gépelünk, így hamarabb tudunk válaszolni az e-mailekre, ezáltal időt takarítunk meg, amit újabb feladatok elvégzésére tudunk fordítani. Logikus. De a produktivitás szempontjából a lehető leghelytelenebb. 

Gyakorlatilag ezzel felgyorsítjuk azt a folyamatot, hogy még több e-mailt kapjunk, tehát nem kevesebb feladatunk lesz, hanem jóval több. Ellentétes eredménye lesz annak, ha gyorsabban dolgozunk! Nem beszélve arról, hogy a jó munkához idő kell. Ha sietünk, hibázunk. Ha sietünk, kihagyunk olyan lényeges részeket egy-egy munkafolyamatból, mint az ellenőrzés. És még többet hibázunk. A hibákat korrigálni kell. A korrigálás időt igényel, amit más feladatok elvégzésére lehetett volna fordítani. Elindul egy olyan ördögi kör, aminek a végeredménye minden, csak épp nem produktivitás.

A produktív ember másként gondolkodik, másként cselekszik. Először is tudja, hogy a  produktivitás a következőket jelenti:

1. Rangsoroljuk a feladatokat fontosság és sürgősség szerint. Erről itt egy útmutató: Mivel kezdjem, ha minden sürgős és minden fontos?
2. Tervezés. A legjobb, ha heti ciklusokban gondolkodunk és előre megtervezzük a hetet a fentiek szerint, azaz legyenek beosztva a fontos és sürgős feladatok. A nap elején még szánjunk pár percet a tervezésre, és így a napunk úgy telik el, hogy rengeteg eredményt fogunk felmutatni.
3. Ne engedjük magunkat megzavarni. Még saját magunk által sem! Útmutató ehhez itt: Van egy perded? A megzavarások valódi ára

Ha ez a három lépés már megvan, tanuljunk meg fókuszálni, hogy a legmagasabb hatékonysággal tudjuk elvégezni a feladatokat: 10 ötlet, hogy jobban tudj összpontosítani.

Bónusz tipp: tervezzünk reálisan. Ne zsúfoljunk be túl sok feladatot egy időblokkba, a legjobb, ha a hármasszabályt vetjük be. Nem, nem az x-y-ost, hanem azt, hogy 3 feladatot osszunk be egy napra. Mindig azt a hármat, ami aznap a legfontosabb, hogy meglegyen. (Mi a legfontosabb? Az Eisenhower mátrix segítségével dönthetjük el).

Ha betartjuk ezeket, minden nap végén elégedettek, eredményesek és energiával feltöltöttek leszünk, annak ellenére, hogy sokat dolgoztunk.